Podstawowym aktem prawnym regulującym przebieg i organizację wyborów w Polsce jest Kodeks wyborczy. Określa on precyzyjnie zasady przeprowadzania wyborów, w tym sposób i zakres pozyskiwanych danych osobowych od wszystkich osób zaangażowanych w wybory oraz niezbędne dokumenty potrzebne do ich weryfikacji.
Podstawowym aktem prawnym regulującym przebieg i organizację wyborów w Polsce jest Kodeks wyborczy. Określa on precyzyjnie zasady przeprowadzania wyborów, w tym sposób i zakres pozyskiwanych danych osobowych od wszystkich osób zaangażowanych w wybory oraz niezbędne dokumenty potrzebne do ich weryfikacji.
Ogólne rozporządzenie unijne o ochronie danych osobowych (RODO) nie zmienia zasad głosowania, w tym podejmowania czynności przed wydaniem karty do głosowania.
Środki ostrożności
Członkowie komisji przed wydaniem karty do głosowania mają obowiązek sprawdzenia tożsamości wyborcy na podstawie dowodu osobistego lub każdego innego dokumentu z fotografią, pod warunkiem że ustalenie tożsamości wyborcy na jego podstawie nie budzi wątpliwości. Po sprawdzeniu danych i podpisie na arkuszu wyborczym (ze specjalną nakładką uniemożliwiającą odczyt danych innych wyborców), wyborca otrzymuje od komisji kartę do głosowania właściwą dla przeprowadzanych wyborów, opatrzoną jej pieczęcią. Wyborca potwierdza otrzymanie karty do głosowania własnym podpisem w przeznaczonej na to rubryce w spisie wyborców. Jeżeli wyborca nie potwierdzi własnoręcznym podpisem odbioru kart do głosowania, komisja odmawia ich wydania.
Wszystkie dokumenty dotyczące wyborów, czyli karty do głosowania, spisy wyborców, pozostają pod stałym nadzorem członków komisji, osoba głosująca bez obaw powinna więc złożyć swój podpis na spisie, odbierając kartę.
Do spisu wyborców nie mają dostępu żadne osoby niepożądane, arkuszy tych nie mogą oglądać ani dotykać żadne inne osoby poza członkami komisji.
Przetwarzanie danych osobowych
„Dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
W czasie wyborów dochodzi do przetwarzania zarówno zwykłych, jak i szczególnych kategorii danych osobowych.
Przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany. Polega na przykład na: zbieraniu, utrwalaniu, organizowaniu, porządkowaniu, przechowywaniu, adaptowaniu lub modyfikowaniu, pobieraniu, przeglądaniu, wykorzystywaniu, ujawnianiu poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywaniu lub łączeniu, ograniczaniu, usuwaniu lub niszczeniu. W trakcie wyborów dochodzi do wielorakich procesów przetwarzania danych osobowych, m.in. gdy komitety wyborcze zbierają podpisy pod listami poparcia kandydatów, przy przekazywaniu przez wójtów danych obywateli polskich chcących korzystać z praw wyborczych na terytorium UE, wpisywaniu obywatela do spisu wyborców czy wskutek prowadzenia rejestracji listy kandydatów przez komisje wyborcze.
Przetwarzanie danych to także przechowywanie i udostępnianie dokumentów z wyborów, pozyskiwanie przez komitety wyborcze danych osobowych do celów agitacji wyborczej itp. Przetwarzaniem danych będzie również rozpatrzenie przez właściwy organ gminy pisemnego wniosku o dopisanie do spisu wyborców lub wniosku o wydanie zaświadczenia o prawie do głosowania w miejscu pobytu w dniu wyborów, sporządzenie, a następnie przekazanie przez takie jednostki, jak: zakład leczniczy, zakład karny, dom pomocy społecznej, uczelnia czy też konsul do gminy wykazu osób, które będą w nich przebywać.
Administratorzy danych osobowych
Wśród wskazanych w Kodeksie wyborczym podmiotów przetwarzających dane osobowe – w zależności od funkcji, jakie pełnią w kampanii wyborczej – możemy wyróżnić administratorów, którzy odpowiadają za przetwarzanie danych w ramach przyznanych im ustawowo kompetencji, w postaci:
- stałych organów wyborczych: Państwowej Komisji Wyborczej i komisarzy wyborczych; przy czym każdy z tych organów administruje danymi osobowymi w innym zakresie i celu określonym ściśle w przepisach odrębnych;
- Krajowego Biura Wyborczego – w zakresie obsługi organizacyjno-administracyjnej oraz finansowej i technicznej organów wyborczych powołanych w związku z zarządzonymi wyborami – okręgowe, rejonowe i terytorialne komisje wyborcze (wojewódzkie, powiatowe i gminne komisje wyborcze) oraz obwodowe komisje wyborcze;
- wójta (burmistrza, prezydenta), starosty, marszałka województwa – w zakresie obsługi i techniczno-materialnych warunków pracy obwodowych i terytorialnych komisji wyborczych oraz wykonywania zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem wyborów gminy, powiatu lub województwa;
- komitetów wyborczych – komitety wyborcze mogą być tworzone w wyborach do Sejmu i do Senatu oraz w wyborach do Parlamentu Europejskiego w Rzeczypospolitej Polskiej przez partie polityczne i koalicje partii politycznych oraz przez wyborców; w wyborach na prezydenta Rzeczypospolitej wyłącznie przez wyborców, a w wyborach do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego oraz w wyborach wójta mogą być tworzone przez partie polityczne i koalicje partii politycznych, stowarzyszenia i organizacje społeczne oraz przez wyborców;
- wójta, burmistrza i prezydenta miasta – w związku z prowadzeniem spisu i prowadzeniem rejestru wyborców dane osobowe przetwarzane są również przez gminy;
- konsula, kapitanów statków morskich znajdujących się w podróży;
- w przypadku podmiotu leczniczego, domu pomocy społecznej, zakładu karnego, aresztu śledczego, a także domu studenckiego oraz zespołu domów studenckich, w których utworzono obwód głosowania – przetwarzają one dane osobowe w zakresie sporządzania, przekazywanego do gminy, wykazu osób, które będą przebywać w zakładach w dniu wyborów – w tym zakresie także będą one administratorami, reprezentowanymi przez kierowników lub dyrektorów tych placówek.